Share This Article
Niszczenie dokumentów jest jednym z elementów przetwarzania danych osobowych. W efekcie wymaga zastosowania odpowiednich procedur gwarantujących bezpieczne zniszczenie dokumentów, które zawierają takie informacje. Jak przeprowadzić proces niszczenia dokumentacji, aby zapewniał ochronę danych osobowych?
Co to jest RODO i dlaczego ma wpływ na niszczenie dokumentów
Nadrzędną normą regulującą ochronę danych osobowych jest unijne Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. To od niego wziął się skrót RODO. W prawodawstwie polskim obowiązuje także szereg aktów, które uszczegóławiają ochronę danych w zakresie konkretnych branż i działalności. W tym celu uchwalono Ustawę o ochronie danych osobowych oraz zmiany w przepisach sektorowych dotyczących szczególnie bankowości, ubezpieczeń, edukacji, ochrony zdrowia czy spraw kadrowych.
W artykule 4 pkt 2 rozporządzenia wskazano, że przetwarzanie danych związane jest między innymi z usuwaniem lub niszczeniem danych. Oznacza to, że wszystkie procesy polegające na niszczeniu dokumentów zawierających dane osobowe muszą być realizowane w odpowiednich warunkach zapewniających bezpieczeństwo.
Co więcej, niszczenie danych odnosi się do zniszczenia całego nośnika danych — tj. nie tylko papieru, ale również nośników optycznych, elektronicznych czy magnetycznych, na których dokumenty zostały zapisane. Dlaczego? Ponieważ wykasowanie dokumentu z pamięci nośnika nie powoduje całkowitego jego zniknięcia. Zawsze istnieje możliwość odzyskania dokumentu, i co więcej, nie jest to sprawa bardzo skomplikowana. Dlatego też, dla bezpieczeństwa usuwanych informacji należy niszczyć nośniki danych w sposób fizyczny, który uniemożliwi odczytanie zawartych na nich informacji.
Jak zapewnić niszczenie dokumentów zgodnie z RODO
Zniszczenie dokumentacji zawsze musi kończyć się przygotowaniem stosowanego protokołu. Taki dokument będzie w późniejszym okresie dowodem na skuteczne zneutralizowanie materiału.
Niszczyć dokumenty można samodzielnie w firmie za pomocą biurowych niszczarek. Warto jednak pamiętać, że muszą one posiadać odpowiednią kategorię ochrony dla niszczenia dokumentów. W klasycznym biurze sprawdzą się niszczarki o kategorii P-3 lub P-4. Przeznaczone są one do niszczenia dokumentów poufnych i szczególnie poufnych — czyli takich, które zawierają dane osobowe. Niszczarki biurowe P-3 i P-4 tną papier na ścinki uniemożliwiające odczytanie z nich danych.
Jeśli w firmie gromadzi się dużo dokumentów zawierających dane osobowe wygodnym i bezpiecznym sposobem będzie skorzystanie z usługi profesjonalnego niszczenia dokumentacji. Firmy, które specjalizują się w niszczeniu dokumentów, dysponują zarówno przemysłowymi maszynami dedykowanymi do niszczenia dokumentów, jak i urządzeniami do mechanicznego niszczenia nośników danych, zarówno optycznych, jak i magnetycznych czy elektronicznych. Takie niszczarki gwarantują w pełni skuteczne zniszczenie dokumentacji, a informacje w niej zawarte będą niemożliwe do odczytania.
Jak przebiega niszczenie dokumentów w profesjonalnej firmie?
Pierwszym krokiem jest odebranie dokumentów od klienta. Materiały wkładane są do dedykowanych pojemników, zamykane, plombowane i transportowane samochodem dostawczym do niszczarni. Warto pamiętać, że pojazd posiadać powinien urządzenie GPS pozwalające na śledzenie przebytej drogi. Odbiór dokumentów odbywać się musi w sposób protokolarny. Warto wspomnieć, że dokumenty nie muszą być posegregowane ze względu na rodzaj materiałów. Firma niszcząca dokumentację może odebrać je w formie zmieszanej — tj. papier wraz z plastikiem, elementami metalowymi, tekturą i kartonem i dopiero na miejscu w niszczarni dokonać segregacji. Podział na rodzaj materiału jest konieczny i dyktowany koniecznością ochrony środowiska.
W niszczarni dokumenty podlegają procesowi utylizacji w przemysłowych niszczarkach, które spełniają wszystkie wymogi w zakresie ograniczenia dostępu osób niepowołanych, wielkości ścinek, przekazania zniszczonych materiałów do recyklingu. Cały proces niszczenia jest filmowany, co potwierdza wykonanie usługi w sposób zgodny z prawem. Dokumentacja wraz z protokołem zniszczenia i filmem przekazywana jest zleceniodawcy. Warto także wiedzieć, że w procesie niszczenia może uczestniczyć przedstawiciel zleceniodawcy, co także podnosi wiarygodność realizowanej usługi.
źródło: niszczeniedokumentow.eu – niszczenie dokumentów Warszawa
