Share This Article
Kopertowanie dokumentów to wbrew pozorom złożony i wymagający proces, który pochłania zasoby firmowe. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy szukają sposobów, by go usprawnić. Jakie rozwiązania mają do wyboru? Czy outsourcing usług kopertowania to dobry wybór?
Kopertowanie – co to jest? Na czym polega? Jak go usprawnić?
Kopertowanie to proces, który uznaje się za najbardziej wymagającą i czasochłonną część przygotowania papierowej korespondencji masowej. Obejmuje on takie czynności związane z przygotowaniem dokumentów do wysyłki jak:
- kompletowanie,
- składanie,
- pakowanie do kopert.
Nic więc dziwnego, że wiele firm szuka sposobów na usprawnienie tego procesu. Jednym z nich jest kopertowanie maszynowe. Odbywa się ono przy wykorzystaniu specjalistycznego sprzętu – kopertownic. Urządzenia automatycznie składają dokumenty i wkładają je do kopert o określonym formacie (np. C6/5 lub C5), a następnie zaklejają i zamykają koperty. Pozwala to przyspieszyć cały proces.
Na rynku dostępne są zarówno nieduże maszyny przeznaczone dla małych firm, jak i większe modele. Te pierwsze są w stanie zapakować ok. 1000 dokumentów w ciągu godziny. Żeby osiągnąć taki rezultat, nawet najbardziej efektywny pracownik musiałby pracować ponad dzień. Większe modele działają jeszcze wydajniej. Są w stanie przygotować nawet ponad 3500 listów w ciągu godziny. Nic więc dziwnego, że cieszą się dużym uznaniem wśród przedsiębiorców.
Największą wadą profesjonalnych kopertownic jest ich cena. Nie każdy przedsiębiorca może sobie pozwolić na wydatek rzędu kilku, a nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Nie oznacza to jednak, że jest zmuszony opierać proces wyłącznie na zatrudnionych pracownikach. Może zdecydować się na outsourcing usług kopertowania.
Outsourcing usług kopertowania sposobem na usprawnienie działania firmy
Outsourcing usług kopertowania jest skierowany do podmiotów, które regularnie wysyłają duże ilości dokumentów, takich jak faktury, rozliczenia, listy czy też ulotki. W jego ramach firma specjalizująca się w obsłudze korespondencji masowej przejmuje obowiązki związane z kompletowaniem, składaniem i pakowaniem dokumentów do kopert. Zewnętrzny podmiot może nawet zająć się dostarczeniem przesyłek do wskazanych adresatów. Zakres wsparcia jest bowiem ustalany indywidualnie.
Outsourcing usług kopertowania jest źródłem wymiernych korzyści dla przedsiębiorstwa:
- przyspiesza proces wysyłki dokumentów,
- odciąża personel,
- eliminuje prawdopodobieństwo błędów,
- pozwala pracownikom skoncentrować się na innych zadaniach,
- ogranicza koszty (przedsiębiorca nie musi kupować specjalistycznego sprzętu, ani zatrudniać dodatkowego personelu),
- zwiększa zadowolenie klientów (a to za sprawą terminowej wysyłki dokumentów).
Jak więc widać, dzięki usprawnieniu jednego procesu – kopertowania – można usprawnić funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Dlatego warto się na nie zdecydować. W zamian za stałą, comiesięczną opłatę, firma zyskuje szereg korzyści.
Kopertowanie dokumentów – wybór rzetelnego partnera ma znaczenie
Z roku na rok katalog firm, które świadczą usługi związane z obsługą korespondencji masowej, się rozrasta. Nie ułatwia to wyboru przedsiębiorcom. Tymczasem wyselekcjonowanie rzetelnego partnera to podstawa, jeśli kopertowanie dokumentów ma odbywać się sprawnie i bez zarzutu. Jednym z najważniejszych kwestii jest doświadczenie. Im więcej różnorodnych projektów zrealizowała firma, tym lepiej. To sygnał, że dobrze zna branżę, w której działa.
Warto również sprawdzić, czy podmiot oferuje możliwość dostosowania usług do potrzeb przedsiębiorstwa. Adresowanie kopert, wysyłka czy też obsługa zwrotów to dodatkowe działania, którymi firma może być zainteresowana.
Istotne jest również to, aby partner zapewniał bezpieczny transfer wrażliwych danych klientów przedsiębiorstwa. Ich ewentualna utrata luk kradzież odbiłaby się negatywnie na wizerunku firmy. Warto także przeczytać opinie na temat wybranego podmiotu. Ułatwi to selekcję.
źródło: Toplogistic.pl
